Sredinom maja Elektroprivreda Bosne i Hercegovine raspisala je tender za nabavku usluge najma i održavanja DMS sistema, vrijedan 400.000 KM bez uračunatog poreza.

Samo godinu ranije ova usluga koštala je 270.000 KM. Istina, određene razlike u samim tenderima postoje, međutim činjenica jeste da održavanje sistema poskupljuje. Sam sistem implementirao se 2021. godine, a tender je bio vrijedan 250.000 KM bez PDV-a.

Ako ove godine vrijednost zaključenog ugovora bude procijenjenih 400.000 KM, to će značiti da je Elektroprivreda BiH za nepune dvije godine na uvođenje i održavanje DMS sistema dala čak 920.000 KM bez PDV-a!

Sve dosadašnji tenderi dodjeljivani su jedinom ponuđaču, sarajevskoj firmi CloudIT, pa stoga neće biti iznenađenje ako i posljednji tender bude dodijeljen opet njima.

IT stručnjaci za Žurnal pojašnjavaju da cifra jeste velika, da bi zbog ranijih odluka rukovodstva Elektroprivrede BiH cifra u budućnosti mogla biti još veća, te prethodne odluke direktora Admira Andelije i njegovih saradnika ocjenjuju kao – loše.

KAKAV SISTEM KORISTI ELEKTROPRIVREDA BIH?

Kratko pojasnimo da je DMS sistem zapravo softverski alat za upravljanje dokumentima i procesima u organizaciji. On omogućava i kratkotrajno skladištenje dokumenata (do 5 godina), organizovanje, praćenje dokumenata i radnih procesa u digitalnom obliku.

Jasno, riječ je o sistemu koji je u digitalnom dobu potreban kompanijama. Kada se govori o načinu instalacije i korištenja DMS sistema, postoji nekoliko mogućnosti i upravo tu je, prema riječima stručnjaka, Elektroprivreda BiH, svjesno ili ne, napravila grešku.

Najjednostavnije rečeno, prva mogućnost je da kompanije kupe DMS sistem, instaliraju ga u svojim prostorijama, te imaju pravo trajnog korištenja. S druge strane, mogu iznajmljivati tu uslugu, te to plaćati na mjesečnom/godišnjem nivou.

Razlika je u tome što, kada se kupuje sistem, to iziskuje veće početne investicije u hardver i softver, dok kod iznajmljivanja usluge troškovi rastu iz godine u godinu, ponajviše zbog iznajmljivanja servera i diskovnog prostora gdje se dokumenti spremaju. Velikoj kompaniji poput Elektroprivrede BiH, uvjeravaju nas IT stručnjaci, dugoročno bi se više isplatilo kupiti DMS sistem s pravnom trajnog korištenja.

Ipak, Elektroprivreda BiH je izabrala drugu opciju, te upravo zbog toga, kako smo istakli u uvodu teksta, cijena najma i održavanja raste.

„Kažu da je konsultant osoba koja ti uzme sat s ruke, kaže ti koliko je sati i zadrži sat kao naplatu usluge. Upravo tako je CloudIT, pored postojeće infrastrukture Elektroprivrede BiH, preuzeo kompletno digitalno upravljanje dokumentacijom EPBiH na sopstvenu hardversku infrastrukturu, daje EPBiH usluge koje su ovi mogli i sami osigurati, te naplaćuje višestruko od vrijednosti sata“, pojednostavljuju IT stručnjaci u razgovoru s novinarima Žurnala.

Posljedično, firma koja održava DMS sistem kojeg koristi Elektroprivreda BiH praktično može diktirati cijenu usluge, a što bi u narednim godinama Elektroprivredu BiH moglo koštati (nove) stotine hiljada maraka.

JE LI TENDER NAMJEŠTEN?

Nije sporan samo DMS sistem kojeg koristi Elektroprivreda BiH i cijena njegovog održavanja, nego i same javne nabavke koje se raspisuju. Nedavno raspisani tender ima više nelogičnosti – od retroaktivne primjene, pa sve do traženja certifikata arhivističkog ispita – koje, slučajno ili ne, idu na ruku firmi koja je i do sada dobijala tendere – CloudIT.

Krenimo redom. Tender je raspisan 19. maja, otvaranje ponuda bilo je zakazano za 16. juni, a tenderskom dokumentacijom traži se, praktično retroaktivno, pružanje usluga od 1. maja(?!)

Dalje, niz je (ne)relevantnih uvjeta koji onemogućavaju učešće mnogim firmama. Podsjetimo, DMS predstavlja softver koji, u suštini, omogućava elektronsko upravljanje dokumentima i smanjuje potrebu za korištenjem papira u svakodnevnom radu. No, iz Elektroprivrede BiH su ovim tenderom tražili i nabavku usluge transporta, evidentiranja i čuvanja papirne dokumentacije!

Isto tako je nejasno kako su iz Elektroprivrede BiH s uslugom najma i održavanja DMS sistema, kako je zvanični naziv tendera, uspjeli uvezati i nabavku usluge hostinga i održavanja servisa digitalnog potpisivanja dokumenata, te najam opreme za skeniranje dokumenata u DMS sistemu.

Uprkos tome što je upitno u kojoj su mjeri nabavke ovih usluga usko povezane s predmetom ugovora, tender čak nije podijeljen ni na posebne lotove, a što bi eventualno moglo omogućiti većem broju firmi da jave na tender.

Iz Elektroprivrede BiH imaju i posebne zahtjeve koji se tiču zaposlenika samih firmi koje se javljaju na tender, pa tako svi oni koji se žele javiti na tender moraju imati najmanje 10 uposlenika za potrebe realizacije nabavke, te najmanje dva zaposlenika s certifikatima arhivističkog ispita u BiH za pripremu i sređivanje dokumentacije!

„Generalno, firme koje se bave pružanjem usluga održavanja DMS sistema ne zapošljavaju osobe s tim certifikatima. Čak se i ovim tenderom ne traže usluge koje isključivo mogu raditi stručnjaci za arhive. Jasno je koliko se broj potencijalnih firmi koje se mogu javiti na tender smanjuje“, uvjeravaju nas IT stručnjaci.

Recimo i to da se tenderom od firmi traži dokaz da imaju vlastiti prostor za upravljanje dokumentima i digitalizaciju na području Kantona Sarajevo iako se, ponovimo, tenderom traži najam i održavanje softverskog alata za upravljanje dokumentima i procesima u organizaciji.

Zvanični upit poslali smo i na adresu Elektroprivrede BiH, ali odgovor do kompletiranja teksta nismo dobili.

Na kraju recimo da ovo nije prvi put da javni organi u Bosni i Hercegovini provode sumnjive tendere kada je riječ o DMS sistemu. Podsjetimo na primjer Općine Novo Sarajevo koja je krajem prošle godine raspisala tender za nabavku takvog softvera, iako je sličan već kupljen nekoliko godina ranije za znatno manje novca.

Nakon pisanja Žurnala, o ovoj nabavci su se raspitivali i istražni organi, a sam tender nikada nije zvanično okončan.

(zurnal.info)